Wie Sie das perfekte Handover gestalten

Wenn es darum geht, eine reibungslose Übergabe an eine:n Freelancer:in zu gestalten, der oder die die Vertretung während der Elternzeit übernimmt, ist eine sorgfältige Vorbereitung das A und O.

Nur so lässt sich sicherstellen, dass der oder die externe Mitarbeiter:in nahtlos in die Aufgaben einsteigen und die Projekte erfolgreich weiterführen kann. Ein bewährter Ansatz hierfür ist ein 3-stufiger Prozess, der alle wichtigen Aspekte abdeckt.

Schritt 1: Vorbereitung und Dokumentation

Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Informationen zusammenzutragen und zu dokumentieren. Hierzu gehören eine detaillierte Aufgabenbeschreibung, eine Übersicht über laufende Projekte sowie eine Liste der wichtigsten Ansprechpersonen und Kontakte. Je klarer und vollständiger diese Unterlagen sind, desto leichter fällt dem oder der Freelancer:in der Einstieg.

Best Practices:

• Erstellen Sie eine strukturierte Checkliste mit allen wichtigen Punkten

• Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Flowcharts, um komplexe Abläufe zu veranschaulichen

• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand und leicht verständlich sind

No-Gos:

• Vermeiden Sie es, wichtige Informationen nur mündlich zu übermitteln

• Überfrachten Sie den oder die Freelancer:in nicht mit irrelevanten Details

• Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand für eine gründliche Dokumentation

Schritt 2: Persönliche Einarbeitung

Im zweiten Schritt geht es darum, dem oder der Freelancer:in in persönlichen Gesprächen und Meetings die Aufgaben und Abläufe näher zu bringen. Hier haben Sie die Möglichkeit, offene Fragen zu klären, Erwartungen abzustimmen und eine persönliche Beziehung aufzubauen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diese Phase, um eine solide Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Best Practices:

• Planen Sie mehrere Einarbeitungstermine ein, um Informationen in verdaulichen Häppchen zu vermitteln

• Geben Sie dem oder der Freelancer:in die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Unklarheiten anzusprechen

• Stellen Sie sicher, dass der oder die Freelancer:in Zugang zu allen benötigten Tools und Systemen hat

No-Gos:

• Überhäufen Sie den oder die Freelancer:in nicht mit zu vielen Informationen auf einmal

• Vernachlässigen Sie nicht die zwischenmenschliche Komponente und den Aufbau einer persönlichen Beziehung

• Erwarten Sie nicht, dass der oder die Freelancer:in nach einer kurzen Einarbeitung sofort voll einsatzfähig ist

Schritt 3: Kontinuierliche Unterstützung

Der dritte Schritt ist oft der am meisten unterschätzte, aber gleichzeitig einer der wichtigsten. Auch nach der anfänglichen Einarbeitung benötigt der oder die Freelancer:in kontinuierliche Unterstützung und eine feste Ansprechperson für Fragen und Probleme. Stellen Sie sicher, dass er sich jederzeit an jemanden wenden kann und dass ein regelmäßiger Austausch stattfindet.

Best Practices:

• Benennen Sie eine feste Ansprechperson, die auch während der Elternzeit zur Verfügung steht

• Vereinbaren Sie regelmäßige Status-Meetings, um den Fortschritt zu besprechen und mögliche Hürden frühzeitig zu erkennen

• Geben Sie dem oder der Freelancer:in konstruktives Feedback und zeigen Sie Wertschätzung für die geleistete Arbeit

No-Gos:

• Lassen Sie den oder die Freelancer:in nach der Einarbeitung nicht alleine und ohne Ansprechperson

• Warten Sie nicht, bis Probleme eskalieren, sondern bleiben Sie proaktiv in Kontakt

• Unterschätzen Sie nicht den Wert einer guten Kommunikation und eines regelmäßigen Austauschs

Zusammenfassend:

Indem Sie diese drei Schritte befolgen, schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit eine:r Freelancer:in während der Elternzeit. Eine sorgfältige Vorbereitung, eine persönliche Einarbeitung und eine kontinuierliche Unterstützung sind der Schlüssel, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Projekte in guten Händen zu wissen.

Natürlich erfordert dieser Prozess Zeit und Engagement von allen Beteiligten. Doch die Investition lohnt sich, denn sie zahlt sich in Form von Kontinuität, Qualität und einer erfolgreichen Vertretung während der Elternzeit aus. Mit der richtigen Herangehensweise und einem strukturierten Ansatz können Unternehmen die Herausforderungen meistern und die Chancen nutzen, die eine Zusammenarbeit mit Freelancer:innen bietet.