Befristung einer Elternzeitvertre-tung – Tipps für HR-Verantwortliche

Wenn Mitarbeitende in Elternzeit gehen, stehen Personalverantwortliche oft vor der Herausforderung, eine geeignete Vertretung zu finden – und rechtssicher zu befristen. Denn obwohl die Befristung wegen Elternzeit üblich ist, gibt es einige rechtliche und praktische Fallstricke. Dieser Beitrag gibt HR-Verantwortlichen praxisnahe Tipps für eine reibungslose Gestaltung.

1. Die rechtliche Grundlage: Befristung mit Sachgrund nach

§ 14 Abs. 1 TzBfG

Bei einer Elternzeitvertretung handelt es sich in der Regel um eine Befristung mit Sachgrund, konkret nach § 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG – Vertretung eines anderen Mitarbeiters.

🔍 Wichtig: Auch wenn die Elternzeit anfangs z. B. für ein Jahr geplant ist, darf der Vertrag auch länger befristet werden – etwa wenn mit einer Verlängerung der Elternzeit zu rechnen ist. Es empfiehlt sich aber, die geplante Dauer realistisch anzusetzen und flexibel zu bleiben.

2. Formulierung im befristeten Arbeitsvertrag

Die Befristung muss schriftlich vor Arbeitsbeginn vereinbart sein. Typische Formulierung:

„Das Arbeitsverhältnis ist befristet zur Vertretung der Mitarbeiterin [Name], die sich ab dem [Datum] in Elternzeit befindet. Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des [Datum] – spätestens jedoch mit der Rückkehr der vertretenen Mitarbeiterin.“

💡 Tipp: Eine sogenannte doppelte Befristung („konkret auf einen Tag + Rückkehrklausel“) kann sinnvoll sein, um sich abzusichern.

3. Rückkehr der vertretenen

Person – und dann?

Wenn die vertretene Person früher oder später zurückkehrt als geplant:

• Bei früherer Rückkehr: Das Arbeitsverhältnis endet sofort mit deren Rückkehr, sofern dies vertraglich geregelt ist.

• Bei Verlängerung der Elternzeit: Eine Verlängerung des befristeten Vertrags ist grundsätzlich möglich – am besten erneut mit Sachgrund.

⚠️ Achtung: Eine Verlängerung muss vor Ablauf des aktuellen Vertrags schriftlich vereinbart werden!

4. Was tun, wenn die Vertretung gut ins Team passt?

Wenn die Vertretung überzeugt, möchten viele Unternehmen sie behalten. Zwei Optionen:

• Unbefristete Übernahme in eine andere Position (wenn möglich).

• Befristung ohne Sachgrund (nur möglich, wenn vorher noch kein befristeter Vertrag ohne Sachgrund vorlag).

➡️ Wichtig: Eine befristete Weiterbeschäftigung ohne neuen Sachgrund ist rechtlich riskant – hier lohnt sich juristische Beratung.

5. Kommunikation im Team – Transparenz schafft Vertrauen

Die offene Kommunikation über die Befristung der Elternzeitvertretung ist wichtig:

• Transparent gegenüber der Vertretung: Klare Erwartungen schaffen.

• Offen gegenüber dem Team: Wer kommt, warum, wie lange?

• Empathisch gegenüber der Person in Elternzeit: Wertschätzung zeigen und Rückkehr gut vorbereiten.

Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen

Die Befristung einer Elternzeitvertretung ist zwar gängige Praxis, aber sie erfordert rechtliche Sorgfalt und organisatorisches Geschick. HR-Verantwortliche tun gut daran, frühzeitig zu planen, die Befristung sauber zu formulieren und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. So wird die Elternzeitvertretung nicht nur rechtssicher – sondern auch menschlich erfolgreich.

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Die Inhalte dieses Artikels dienen ausschließlich Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, kann keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der Inhalte übernommen werden. Für spezifische rechtliche Fragen oder bei Unsicherheiten bezüglich der Befristung einer Elternzeitvertretung empfehlen wir, sich an einen qualifizierten Rechtsberater oder Anwalt zu wenden.