Elternzeit-Vertretung gesucht – Die beste Herangehensweise

Passende Kandidat:innen für eine Elternzeitvertretung zu finden, kann sich trotz monatelanger Vorlaufzeit als herausfordernd darstellen. Interne Mitarbeitende sind meist selbst ausgelastet und auf dem aktuellen Arbeitsmarkt sind Fachkräfte rar.

Es lohnt sich sowohl bei der Suche nach einer unternehmensinternen Vertretung als auch nach externer Unterstützung eine Passung zum Aufgabenbereich sicherzustellen. Denn: Die Wahl geeigneter Kandidat:innen für die Elternzeitvertretung ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf und gleichbleibende Leistung während der Abwesenheit von Mitarbeiter:innen zu gewährleisten.

Hier sind einige Tipps, wie Sie die besten Kandidat:innen für diese „lückenfüllende“ Rolle finden:

1. Anforderungsprofil erstellen

Zunächst ist es wichtig, sich der relevanten Anforderungen an die Stelle und an die Vertretung bewusst zu werden. Erstellen Sie dafür ein detailliertes Anforderungsprofil für die Position, die besetzt werden soll. Definieren Sie die notwendigen Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten, die der oder die Kandidat:in mitbringen sollte. Ein klares Profil erleichtert die gezielte Suche nach geeigneten Fachkräften und erhöht die Erfolgschancen.

Tipp: Erstellen Sie eine Liste der aktuellen Projekte und wichtigsten Aufgaben, die während der Elternzeit übernommen werden müssen, und definieren Sie die erforderlichen Kenntnisse, wie z.B. Erfahrung im Projektmanagement, Kenntnisse in bestimmten Softwareprogrammen oder spezifische Branchenkenntnisse.

2. Interne versus externe Besetzung

Viele Firmen versuchen zunächst eine interne Vertretung für die temporär vakante Stelle zu finden. Jedoch bestehen vor allen Dingen bei kleineren und mittelständischen Unternehmen keine Überkapazitäten, die eingesetzt werden können. Deshalb lohnt es sich auch das Potential des externen Pools an Fachkräften zu nutzen. Dies können Vollzeit-, Teilzeitkräfte oder Freelancer:innen sein. Am erfolgversprechendsten ist ein zweigleisiges Vorgehen, bei dem man alle möglichen Optionen betrachtet.

Tipp: Wenn es eine:n erfahrene:n Mitarbeiter:in im Unternehmen gibt, die oder der sich weiterentwickeln möchte und die notwendigen Fähigkeiten besitzt, wäre dies eine Win-Win-Situation. Die interne Fachkraft kann (temporär) in einen anderen Bereich eintauchen, und das Unternehmen findet eine erfahrene Vertretung aus den eigenen Reihen. Eine externe Fachkraft kann wiederum wertvolle neue Ideen und Erfahrungen einbringen, insbesondere wenn spezielle Fähigkeiten gefragt sind.

3. Netzwerke und Stellenausschreibungen nutzen

Um für die Vakanz geeignete Kandidat:innen zu finden, können Sie verschiedene Kanäle zur Rekrutierung nutzen. Aktivieren Sie Ihr berufliches Netzwerk und fragen Sie nach Empfehlungen, um sowohl interne als auch externe potenzielle Kandidat:innen zu finden. Des Weiteren bietet sich auch die Ausschreibung der Position in Form einer klassischen Stellenanzeige an. In verschiedenen Portalen ausgeschrieben, wird diese einem großen Personenkreis zugänglich.

Tipp: Fragen Sie Ihre Kolleg:innen, ob sie potenzielle Kandidat:innen kennen, die für die Elternzeitvertretung geeignet wären. Nutzen Sie zudem Plattformen wie LinkedIn, um in Ihrem beruflichen Netzwerk nach Empfehlungen zu suchen. Eine Stellenausschreibung lässt sich neben der Firmen-Website auch auf Portalen wie z.B. indeed oder Stepstone publizieren.

4. Passung sicherstellen

Sobald Sie eine:n oder mehrere potenzielle Kandidat:innen gefunden haben, können Sie mit dem Kennenlernen starten. Je nach Anforderung empfiehlt sich ein virtuelles Meeting, persönliches Gespräch und ggf. im nächsten Schritt ein Probearbeiten. Dabei sollte nicht nur auf die Erfüllung der formalen Kriterien wertgelegt, sondern auch auf die kulturelle Passung geachtet werden. Gleichzeitig können Sie die Erwartungshaltung an die Vertretung kommunizieren und über die zeitliche Verfügbarkeit, das Gehalt oder den Tagessatz und den Zeitraum sprechen.

Tipp: Wenn der oder die in Elternzeit gehende Mitarbeiter:in am Kennenlerngespräch teilnimmt, findet direkt ein Erfahrungsaustausch statt und Sie erhalten Feedback von der Person, die die Eignung für die Stelle aus erster Hand einschätzen kann.

5. Entscheidung treffen und Vertragsgestaltung

Wenn Sie eine passende Vertretung gefunden haben und sich mit der Person einig geworden sind, wird bei Festanstellung ein klassischer (befristeter) Arbeitsvertrag erstellt. Sollte es sich um ein:e Freelancer:in handeln, empfiehlt es sich ebenfalls, die Konditionen wie Arbeitsumfang, Tagessatz und Dauer des Engagements im Zuge eines Angebots und einer offiziellen Bestellung zu formalisieren. So oder so ist es sinnvoll, für die Elternzeitvertretung einen Vertrag aufzusetzen.

Tipp: Es lohnt sich, neben dem Vertrag auch einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Wie Sie ein erfolgreiches Handover gestalten können, finden Sie hier.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach einer Elternzeitvertretung!

Sollten Sie aktuell Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne über das Kontaktformular oder via leonie@elternzeit-vertretung.de bei mir melden.